Se préparer à un contrôle de la paie peut être une tâche décourageante. Les gouvernements fédéral et provinciaux/territoriaux ont le pouvoir d'examiner les dossiers d'une organisation ou d'effectuer des vérifications de la paie à tout moment. Les professionnels de la paie doivent s'assurer que leur organisation est conforme. 

Cependant, plus de la moitié des propriétaires d’entreprises ne savent pas comment se préparer à un audit de paie, mais ne craignez rien, nous sommes là pour vous aider! Voici dix conseils importants de l'Institut national de la paie qui apaiseront à coup sûr votre stress lié à un audit de paie


1. Vous recevrez un avis écrit d’audit à l’avance

Vous n’aurez pas de visite surprise! Si vous avez été choisi pour un audit de paie, le gouvernement vous enverra un avis écrit qui précisera la date et l’heure proposée de l’audit, ainsi que la liste des documents à préparer.


2. Si l’heure proposée ne vous convient pas, vous pouvez en choisir une autre

Vous pouvez demander que l’auditeur vienne à une date et à une heure qui vous conviennent (avec raison).


3. L’avis d’audit inclura la liste de tous les renseignements à fournir à l’auditeur

Vous aurez le temps de préparer et de rassembler tous les documents nécessaires. Vous pouvez aussi réclamer davantage de temps, selon la nature de ces documents. Par exemple, il vous faudra peut-être plus de temps pour récupérer les documents qui sont entreposés hors site, voire même à l’étranger.


4. Nul besoin d’imprimer les documents!

Il se peut que l’auditeur réclame une foule de renseignements, notamment des données numériques ou les renseignements d’un tiers vendeur, comme un fournisseur de logiciel de paie. L’auditeur peut examiner les documents numériques et les documents papier et peut demander à accéder temporairement à l’information de tiers.


5. Demandez à l’auditeur de présenter une pièce d’identité

Comme l’auditeur peut accéder aux renseignements confidentiels, il doit vous présenter une pièce d’identité valide. S’il ne peut pas vous fournir de pièce d’identité crédible, ne lui donnez pas accès aux renseignements confidentiels.


6. À vous d’identifier les principales parties prenantes!

Vous devez identifier la ou les personnes les plus aptes à participer à l’audit de paie. L’auditeur examinera les renseignements comptables et les données de paie et il faut que toutes les parties prenantes clés de l’audit soient prêtes à répondre à ses questions.


7. L’auditeur vous présentera probablement des problèmes à régler

Il est probable que l’auditeur voudra régler les problèmes prioritaires clés qu’il a identifiés. L’Institut national de la paie a créé les lignes directrices des meilleures pratiques de paie relatives à la préparation à un audit de la paie afin que vous puissiez vous préparer à l'avance.


8. À la fin de l’audit, vous recevrez un rapport écrit de recommandation

Le rapport mentionnera probablement une ou plusieurs des conclusions ci-dessous:

  • Aucune somme due (audit conforme)

  • Avis de paiement en trop (on vous doit de l’argent)

  • Avis de paiement en souffrance (vous devez de l’argent)

  • Paiement de pénalités ou d’amendes


9. Si vous n’êtes pas conforme, vous aurez le temps de rectifier vos erreurs

Même les meilleurs employeurs peuvent faire l’objet d’un constat d’audit non conforme. Selon la gravité de l’infraction, l’auditeur vous donnera probablement le temps de rectifier vos erreurs sans vous imposer de pénalités.


10. Vous pouvez faire opposition à la décision de l’auditeur

Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision de l’auditeur, vous pouvez y faire opposition (d’habitude dans les 90 jours de la date de l’audit).


Avez-vous déjà fait l'objet d'un audit de paie? Partagez votre expérience dans les commentaires afin d’aider vos collègues à se préparer.



Sources:


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