5 avantages d’un logiciel RH et 4 conseils pour savoir comment l’utiliser avec succès

10 août 2022
Recruitment Obstacles


Qu’est-ce qu’un logiciel RH?

“Souvent appelé système d'information ressources humaines (SIRH) et système de gestion des ressources humaines (SGRH), c’est un logiciel conçu pour uniformiser et automatiser vos processus de gestion du capital humain (GCH) dans une seule base de données" définit Emily Watson.

Avec les standards des industries et les régulations gouvernementales en constante évolution, les professionnels des RH peuvent rapidement avoir des difficultés dans la gestion de leur temps et à se motiver. C’est pourquoi utiliser un logiciel de gestion RH est primordial pour toutes les entreprises: en minimisant les tâches répétitives, l'équipe a plus de temps à disposition pour recruter les meilleurs talents et gérer les employés, ce qui aide à atteindre plus facilement les objectifs opérationnels de l'entreprise.

”Le rôle d’un bon logiciel de gestion RH est de faire gagner du temps, de réduire les coûts, et de minimiser les efforts alloués, afin d’aider les entreprises à gérer leurs tâches quotidiennes.” affirme Erna Clayton. Utiliser un logiciel de gestion RH entraîne une augmentation de la productivité sur le long terme dans le département des RH mais aussi dans toute l’organisation.

Découvrez les avantages de l’utilisation d’un logiciel RH, comment l'implanter et l’optimiser:


Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion RH?

D'après Finances Online, “Le principal avantage d’un logiciel RH est qu’il aide votre département des ressources humaines à atteindre ses objectifs en uniformisant ses processus administratifs et en optimisant les tâches comme le recrutement, la formation, et la gestion de votre personnel. En général, cette solution aide à améliorer la productivité et l'efficacité des RH.”

Voici les avantages d’en utiliser un selon eux:

  1. Supervisez vos employés
    Un logiciel RH vous permet de surveiller tous les facteurs qui influencent votre plan de développement de carrière pour vos employés. Cela inclut rassembler les informations sur leur performance dans les programmes de formation, suivre le nombre de points de développement de chaque employé, et mener des évaluations régulièrement.

    Vous pouvez également vous assurer que les données des évaluations sont enregistrées correctement, en incluant des détails sur les sujets que vous avez parcouru, les objectifs que vous avez fixés, et les retours d'expérience que vous avez reçu. Cela augmentera le moral de vos employés en leur donnant des objectifs à viser et en les faisant se sentir engagés dans votre entreprise.

  2. Contrôlez les absences et congés
    Étant un des aspects les plus chronophages pour les gestionnaires RH, une bonne solution RH peut vous aider à gérer efficacement les absences et congés. Elle simplifie et automatise la manière dont vous planifiez les jours de vacances, suit les jours de congés restants de chaque employé, calcule les droits au prorata, et gère les demandes de congé.

  3. Observez les données en un coup d’oeil
    Un système RH collecte les données et vous y donne accès à tout moment, où que vous soyez, quand vous en avez besoin. Les données sont accessibles en un coup d'œil, et vous pouvez les voir et les extraire en quelques clics seulement. Cela vous permet de vous plonger profondément dans l’analyse des données qui sont pertinentes pour déceler des tendances et identifier des problèmes. C'est une solution facilement réalisable qui vous évitera le chaos apportée par un système papier avec des range-documents, ou les informations sont difficiles à obtenir et extraire.

  4. Sécurisez la gestion des données
    En stockant les données sur l'infonuage à travers votre système RH, vous pouvez éviter que des personnes non-autorisées puissent mettre la main (et les yeux) sur des informations qu’ils n’ont pas l’autorisation d’obtenir.

    Cela vous donne également une vue d’ensemble complète sur qui a regardé quelle information et quand. Comme c’est enregistré sur votre ordinateur ou appareil téléphonique, vous ne risquez pas de perdre vos documents dans des catastrophes physiques telles qu’un incendie ou une inondation. De plus, cela vous permet d’avoir un bureau sans papier, comme vous n’avez plus besoin d’imprimer des documents, des directives, des manuels, …

  5. Gagnez du temps et augmentez la productivité
    ​​L’automatisation à travers des systèmes RH réduit le temps et les efforts à fournir pour accomplir une tâche. Quand vous recevez une demande de congé d’un employé, vous n’avez plus besoin d’aller regarder dans vos feuilles de calcul les informations complètes sur le statut de l'employé. Cela vous aide à être plus efficace et productif dans votre travail, quel que soit le nombre d'employés que vous gérez.

Comment choisir le bon logiciel RH pour votre entreprise

Étant donné le très grand nombre de logiciels RH sur le marché, il peut être difficile d’identifier ses meilleures options et de choisir le bon. D'après Entrepreneur, voici les fonctionnalités que vous devez rechercher:

  1. Plateforme infonuagique
    Avec la possibilité d’y accéder de n’importe où avec n’importe quel appareil, choisir un logiciel infonuagique est particulièrement pertinent dans un environnement hybride ou de télétravail.

  2. Fonctionnalités en libre-service
    Mettez le pouvoir dans les mains de vos employés en leur offrant un portail centralisé auquel les employés, les gestionnaires et les RH peuvent tous accéder. Ces fonctionnalités incluent des options comme les demandes de jours de congés, la révision des détails de la paie, etc. Cela va forcément libérer un temps considérable au département des ressources humaines, et à chaque gestionnaire.

  3. Extensibilité
    Assurez-vous que le logiciel que vous choisirez sera capable de suivre la croissance de votre entreprise. Est-ce que le plan le plus élevé sera suffisant pour couvrir vos objectifs de recrutement dans le futur?

Comment implanter avec succès le logiciel RH que vous avez choisi

D'après Arcoro, “La réussite de l'implantation du logiciel RH est indispensable pour obtenir un retour sur investissement. Pour éviter les nombreux obstacles et pièges auxquels les entreprises font face quand elles implantent leur solution RH, suivez ces 4 conseils:”

  1. Engagez les parties prenantes clés
    Que ce soit le besoin d’une mise à jour des informations personnelles de votre personnel, l’accueil d’un nouveau système de flux de travail, ou la soumission en ligne des cartes de pointage, la réussite de votre système nécessite d’engager toutes les parties prenantes avec succès et de développer une stratégie de communication, pour obtenir une adhésion rapide.

  2. Implémentez un système de haute qualité
    Ayez une vision d’ensemble de vos exigences et réduisez-la aux fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. Pour commencer, la sécurisation est primordiale puisque le système a besoin de gérer des données personnelles et confidentielles. Il y a une extrêmement petite marge d’erreur disponible concernant la sécurité de vos données, vous avez donc besoin d’un logiciel qui inclut les plus forts niveaux d'encryptage et qui transfert les données en toute sécurité.

    Une autre clé de l'efficacité d’un logiciel RH est la précision du traitement des données de vos employés. Si votre système est dépendant d’un autre ou d’erreurs humaines, vous pourriez avoir des résultats désastreux. Il est essentiel d’avoir une procédure de test solide, pour vous assurer que vous rentrez correctement les données dans votre nouveau système.

  3. Réduisez la portée de votre implantation
    Une équipe rigoureuse d’implantation peut identifier les problèmes tôt et s’assurer que le projet reste dans les rails, L'équipe vous aidera à implanter uniquement le logiciel nécessaire pour votre entreprise en définissant les modules à considérer.

    De plus, elle vous permettra de documenter les objectifs de votre entreprise et de prioriser vos exigences lors du choix de votre logiciel RH.

    Une implantation structurée et professionnelle vous permettra d'éviter du travail non nécessaire, ce qui augmenterait les coûts et causerait des délais de livraison.

  4. Ayez un calendrier réaliste
    Avoir un calendrier réaliste est indispensable pour le succès de l’implantation de votre système. Ne pas réussir à établir des échéances ou à s'y tenir peut entraîner que des choses essentielles comme la formation des employés pâtissent pendant que vous vous concentrez à mettre en ligne le système.

    Une projet brusqué amène son lot de risques, comme pousser à réduire les dépenses, mettre de côté du personnel clé lors de l’implantation, ou fixer des dates de mise en ligne non réalistes. Des échéances réalistes permettent la compréhension de l’engagement de toutes les parties prenantes, des tests approfondis du logiciel RH, et un calendrier bien planifié de la formation du personnel.

Conseils pour améliorer votre logiciel RH

Même si vous utilisez le même logiciel de gestion RH depuis de nombreuses années, il est essentiel de régulièrement analyser la manière dont vous l’utilisez. Une mise à jour du logiciel avec de nouvelles fonctionnalités, une nouvelle politique d’entreprise, une nouvelle régulation, de nouvelles recrues, etc., il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles vous avez besoin de repenser et d'améliorer votre utilisation du logiciel RH.

IT Chronicles vous donne des astuces pour s’assurer que vous utilisez votre logiciel de la bonne manière:

  1. Formez vos employés des RH
    Avant de commencer la discussion, n’oubliez pas qu’un logiciel est géré par le personnel. Il est donc essentiel d’apprendre aux employés comment utiliser le logiciel de gestion RH. La technologie suit une logique de donnant-donnant.

  2. Examinez les fonctionnalités du logiciel
    Il est primordial de jauger les fonctionnalités avant d'aller plus loin, car pour mettre en place le processus vous avez besoin de vous assurer des fonctionnalités disponibles dans votre logiciel. Choisissez un outil de communication solide pour votre système afin de gagner du temps.

  3. Approvisionnez votre logiciel avec des données pertinentes
    Stocker les bonnes données est indispensable pour améliorer votre logiciel RH, car elles vous permettront d’observer les bonnes tendances en productivité, gestion des talents et réalisation des objectifs fixés.

  4. Sécurisez votre logiciel
    Pour éviter la fuite d’informations, il est nécessaire de sécuriser votre logiciel. Il contient les données de votre personnel, des informations techniques sur votre entreprise, et de nombreux autres documents en ligne confidentiels.


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