À l'approche de la fin de l'année 2023, les professionnels de la paie du Canada sont confrontés à une décision importante : Est-il temps de changer de fournisseur de logiciel de paie? La transition vers un nouveau système peut être un processus laborieux, mais le faire avant la fin de l'année permet un changement ordonné et organisé qui s'aligne sur les saisons d'imposition et les calendriers fiscaux.

La première étape consiste à savoir pourquoi vous vous engagez dans cette voie. Les fonctionnalités de votre logiciel actuel sont-elles dépassées? L'assistance à la clientèle laisse-t-elle à désirer? Ou peut-être recherchez-vous une solution plus rentable? Identifier les raisons du changement vous aidera à déterminer ce que vous recherchez dans un nouveau logiciel.



Préparations avant la commutation



1. Compatibilité réglementaire

Il est primordial de s'assurer que votre nouveau logiciel est conforme à la réglementation canadienne en matière de paie, notamment en ce qui concerne le RPC, l’AE et les retenues d’impôt sur le revenu. Le nouveau système doit être capable de gérer les codes fiscaux fédéraux et provinciaux et de se conformer aux directives de l'Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec.


2. Personnalisation et adaptabilité

Chaque entreprise est différente et votre logiciel de paie doit en tenir compte. Recherchez des fonctions et des outils de reporting personnalisables. En outre, le logiciel doit être évolutif pour s'adapter à la taille de votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance ou de sa réduction.


3. Intégration aux systèmes existants

Votre nouveau logiciel de paie doit être compatible avec les autres outils numériques que vous utilisez. Il peut s'agir d'un logiciel de comptabilité ou d'un système d'information sur les ressources humaines (SIRH).



4. Budget et retour sur investissement

Si les logiciels les plus avancés peuvent être attrayants, ils doivent aussi être rentables sur le plan financier. Il faut tenir compte non seulement des coûts initiaux, mais aussi du retour sur investissement à long terme.



Planification du changement



5. Période de l'année

La fin de l'année est souvent le moment idéal pour effectuer le changement. Elle coïncide avec les cycles fiscaux annuels, ce qui facilite le rapprochement des dossiers.


6. Obligations contractuelles avec le fournisseur actuel

Examinez le contrat conclu avec votre fournisseur actuel. Y a-t-il des frais de sortie ou des conditions à connaître?


7. Plan de migration des données

La migration des données peut être un point sensible lors d'un changement de système. Préparez un plan complet détaillant les données à transférer et leur format.


8. Exécution d'un système parallèle

Avant de s'engager pleinement dans le nouveau système, il est judicieux de faire fonctionner l'ancien et le nouveau logiciel de paie en parallèle pendant au moins un cycle de paie. Cela vous permettra de détecter d'éventuelles anomalies.



Exécution



9. Formation du personnel

Une fois le logiciel sélectionné, préparez votre équipe en lui dispensant la formation nécessaire. Idéalement, cette formation devrait avoir lieu pendant la phase d'exécution parallèle, afin que les employés aient une compréhension pratique du nouveau logiciel.


10. Rapprochement final et rapports

À la fin de l'année, effectuez le rapprochement final de la paie et les déclarations fiscales sur l'ancien système avant de passer complètement au nouveau système. Cela permet de s'assurer que toutes les données sont à jour, conformes et alignées sur l'année fiscale canadienne.


11. Mise en service et soutien

Une fois que vous aurez mis en service votre nouveau système, assurez-vous de garder une ligne directe avec l'équipe de soutien de votre nouveau fournisseur en cas de difficultés en cours de route.


12. Évaluation après le changement

Après avoir effectué quelques cycles de paie avec le nouveau logiciel, évaluez le changement en fonction de vos critères initiaux. Ressentez-vous les avantages que vous espériez ? Apportez les ajustements nécessaires.

Le changement de fournisseur de logiciel de paie n'est pas simplement un changement technologique, mais une décision stratégique pour l'entreprise. Pour les professionnels canadiens de la paie, les réglementations fédérales et provinciales supplémentaires rendent cette décision d'autant plus cruciale.

Pour plus d'informations, regardez ce webinaire où Mélanie Crépeault de Paie Guru partage d'excellents conseils sur la façon de mettre en œuvre en douceur et efficacement un système HCM en alignant vos pratiques de paie pour une année 2024 réussie.



Si vous avez changé de fournisseur de logiciel de paie, combien de temps l'implantation a-t-elle pris ?

Vous avez trouvé cet article utile?