Article écrit par Avanti Software, partenaire du 17e étage.

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Ah, la fin de l'année ! D'une part, c'est le moment idéal pour boucler l'année civile de votre organisation et repartir sur de nouvelles bases. D'autre part, c'est une liste interminable de choses à faire et d'ajustements de dernière minute.

Heureusement, vous disposez d'un logiciel de paie moderne pour vous aider à faire le gros du travail. Quoi qu'il en soit, il y a toujours des tâches qui requièrent votre attention. Pour que la fin de l'année ne soit pas un calvaire, Avanti a préparé une liste de moyens qui vous aideront à planifier et à effectuer toutes les tâches importantes liées à la paie afin de terminer l'année et de commencer la nouvelle année du bon pied.



Planifier à l'avance



La clé d'une fin d'année sans prise de tête réside dans la préparation que vous faites à l'avance. C'est un peu comme peindre une pièce : le temps de préparation du nettoyage et de masquage que vous passerez au début vous évitera des heures de frustration.

Pour gagner du temps cette année, commencez par établir un plan.



Mettez les choses au clair



C'est le moment de régler les derniers détails. Pour bien aborder la fin de l'année, vous devez vous assurer que vous disposez des bonnes informations. Que vous soyez seul ou que vous travailliez avec votre équipe de RH, prenez le temps de vérifier que tous les dossiers des employés sont à jour.

Vérifiez à nouveau s'il y a eu des départs et assurez-vous que votre système de paie est correctement mis à jour. Veillez toujours à ce que les numéros d'assurance sociale déclarés soient exacts.



Rapprocher tôt



Même si vous effectuez le rapprochement de la paie avant chaque cycle, vous devrez effectuer un rapprochement plus approfondi à la fin de l'année. Cette opération est plus facile si vous avez été cohérent, car les risques d'erreurs diminuent.

Mais des erreurs peuvent se glisser dans les mailles du filet, et vous devrez les trouver avant de créer les rapports de fin d'année, de produire les documents fiscaux à l'ARC et d'envoyer les feuillets d'impôt à vos employés - toute la paie et les retenues à la source de l'année doivent être exacts.



Examinez vos processus et vos rapports



Prenez le temps de revoir la configuration de votre logiciel de paie pour vous assurer que les revenus de vos employés, les avantages imposables et les retenues à la source ont été programmés avec précision.

Il est utile d'avoir un logiciel de paie qui peut facilement extraire des données pour vous.



Mettez vos employés sur la voie de la réussite



Si vous êtes comme tous les autres professionnels de la paie, vous recevez probablement beaucoup plus de demandes d'information à l'approche du T4. Pour devancer ces demandes cette année, mettez votre équipe au courant de votre processus.

Envoyez un courriel pour les informer de la date à laquelle ils peuvent s'attendre à recevoir leur formulaire T4 et de l'endroit où ils pourront le trouver lorsqu'il sera prêt. Si certains de vos employés travaillent à domicile, informez-les qu'ils recevront un formulaire T2200 (c'est aussi le moment de préparer ces T2200).

Certains de vos employés peuvent avoir besoin de plus d'informations sur la façon de lire leur T4. N'oubliez pas d'inclure notre guide de l'employé dans votre courriel pour les aider à s'y retrouver dans leurs documents. Vous serez surpris de constater à quel point un seul courriel peut réduire le nombre de demandes qui vous parviennent.



Restez en contact avec votre communauté



Personne ne connaît mieux la gestion de la paie que vous et vos collègues, alors n'hésitez pas à tendre la main si vous en avez besoin. Il est bon de savoir que vous avez un groupe de soutien qui vit la fin de l'année avec vous.

Et n'oubliez pas d'avoir à portée de main les coordonnées de l'ARC et de l’INP - ce sont d'excellentes ressources sur lesquelles vous pouvez compter lorsque vous êtes dans l'impasse, et elles sont toujours heureuses de vous aider.



Et surtout, accordez-vous une pause



La fin de l'année n'est pas un sprint. C'est un marathon qui vous tiendra en alerte pendant les deux mois à venir. C'est pourquoi il est important que vous fassiez des pauses et que vous vous ressourciez aussi souvent que nécessaire. Essayez les méthodes de bien-être suivantes pour vous aider être calme, posé, et rassemblé.


Bien manger et s'hydrater

Ce n'est pas le moment de laisser tomber les bonnes habitudes alimentaires. Préparez vos repas à l'avance lorsque vous savez qu'une semaine chargée vous attend. Gardez les menus sous la main pour tous vos plats sains préférés à emporter et buvez beaucoup d'eau.


Bougez

Si vous avez besoin de plus d'énergie, prenez le temps de faire de l'activité physique. Rendez-vous dans votre salle de sport, allez nager, faites une promenade dans la nature, inscrivez-vous à un cours de yoga ou faites une séance d'entraînement à la maison. Chacune de ces activités vous aidera à augmenter votre niveau d'énergie, à réduire le stress et à améliorer votre humeur.


Déconnectez-vous

Assumer la charge de travail supplémentaire de la fin de l'année peut être fatigant. Lorsque vous vous sentez dépassé par votre journée de travail, accordez-vous une pause écran.


Gardez le sommeil

De bonnes habitudes de sommeil sont essentielles pour rester en bonne santé et productif. Pour que votre sommeil soit le plus réparateur possible, essayez d'utiliser une application de méditation ou de sommeil, gardez votre chambre fraîche et sombre, et diffusez une huile essentielle relaxante dans votre chambre avant de vous coucher.


Offrez-vous un cadeau

Un bon moyen de rester motivé et de prendre quelques pauses pendant la fin de l'année est de se fixer des objectifs et de se récompenser lorsque des étapes importantes sont franchies.

Les feuilles d'impôts sont prêtes ? Prenez rendez-vous pour un massage.
La liste de contrôle est terminée ? Commandez le dîner.
Un courriel a été envoyé à l'équipe ? Prenez une bombe de bain et relaxez-vous dans la baignoire.

N'oubliez pas qu'il n'est pas égoïste de prendre soin de vous. C'est nécessaire.


Quels autres conseils donneriez-vous aux autres membres pour les aider à faire face à la période de fin d'année ? Dites-le nous dans la section des commentaires ci-dessous.



Sources:


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