Les 5 erreurs de paie les plus fréquentes et les 10 plus coûteuses

Selon le rapport, les erreurs de paie liées aux temps de présence et aux dépenses sont les plus courantes, se produisant en moyenne plus d'une fois par employé et par an. Les erreurs liées aux vacances, aux congés ou aux congés de maladie les suivent. Découvrez les erreurs de paie les plus courantes et combien elles coûtent à leurs entreprises:

Catégorie d'erreur de paie	Fréquence (pour 1,000 employés)	Coût en USD (pour 1,000 employés)
Temps/présence et dépenses	1,139	$248,735
Demandes de congés annuels/de congés payés/de congés de maladie	721	$219,289
Avantages	503	$139,230
Revenus et déductions	410	$135,294
W-4 et modifications de l'allocation fiscale	229	$134,975
Dépôt direct	159	$44,608

Si l'on approfondit ces catégories, voici les 10 erreurs les plus coûteuses en fonction du coût total estimé (direct et indirect) de la main-d'œuvre pour 1 000 employés en USD:

1. Temps de congé de maladie non saisi ($70,335)


2. Saisies de temps manquant ($47,263)


3. Dépenses manquantes/dépenses non saisies ($45,562)


4. Erreur de mise à jour du statut du visa (non effectué ou effectué de manière incorrecte) - US ($44,382)


5. Erreur de configuration du W-4 - US ($43,456)


6. Erreur de plan de repas/cafétéria (non fait ou mal fait) ($40,878)


7. Temps de congés non saisi ($40,661)


8. Erreur de saisie dans la configuration du dépôt direct ($35,262)


9. Vacances/congés demandés qui ne sont pas disponibles/accumulés ($33,660)


10. Attribution erronée de gains contrôlés par l'employeur (par exemple, fonctions de juré, décès) ($31,330)

Comment réduire les erreurs de paie?

Pour minimiser le risque d'erreurs, les employeurs peuvent se tourner vers des fournisseurs de logiciels de paie réputés qui offrent une gamme de fonctions permettant de réduire les erreurs. Par exemple, certains fournisseurs proposent l'automatisation de tâches telles que le calcul des impôts, les mises à jour de conformité et le dépôt direct, ce qui peut réduire le risque d'erreur humaine. Certains fournisseurs proposent également des portails en libre-service pour les employés, où ces derniers peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, consulter les bulletins de paie et demander des congés, ce qui peut également réduire le risque d'erreurs. Consultez les dix principaux fournisseurs de logiciels de paie qui vous aideront à minimiser les erreurs de paie.

L'absence de formation adéquate est également un facteur important d'erreurs de paie. Lorsque les employés ne sont pas correctement formés à l'utilisation des systèmes de paie, ils sont plus susceptibles de commettre des erreurs. Certains fournisseurs de logiciels de paie peuvent ne pas fournir une formation ou un support utilisateur adéquats, ce qui fait que les employés ne comprennent pas entièrement comment utiliser le système correctement. Il est donc vital de s'assurer que votre personnel chargé de la paie est bien formé et sait exactement comment utiliser le logiciel.

S'assurer que les systèmes et logiciels de paie de l'entreprise sont à jour et correctement entretenus est également essentiel pour réduire les erreurs. Comme le montrent les données, les erreurs de paie peuvent avoir de graves conséquences. Elles peuvent non seulement entraîner des pertes financières, mais aussi des problèmes juridiques et de conformité.

Aidez vos collègues en partageant vos meilleurs conseils pour réduire les erreurs de paie (et votre fournisseur de logiciel de paie préféré!) dans les commentaires ci-dessous. 

Sources:

• Ernst & Young